Serviço de Arquivo Intermediário 

O Serviço de Arquivo Intermediário (SEAI) é responsável,  entre outras atividades, por assessorar o Departamento de Gestão Documental no desenvolvimento das atividades voltadas aos arquivos correntes e intermediários, as quais possibilitarão a atuação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFFS (CPAD/UFFS), para aprovar a eliminação dos documentos destituídos de valor secundário e a preservação dos documentos com valor histórico, probatório e informativo.

Objetivos do SEAI: 

• controlar o fluxo de solicitação para a organização dos arquivos correntes e intermediários; 
• controlar a transferência de documentos para organização ou acondicionamento no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó; 
• realizar visitas técnicas aos setores para diagnosticar a situação dos arquivos correntes e intermediários;
• providenciar a organização e acondicionamento dos documentos correntes/intermediários transferidos ao Arquivo, de acordo com o Código de Classificação de Documentos da UFFS; 
• elaborar Índices/Guias para consulta dos documentos de acordo com o Código de Classificação de Documentos da UFFS; 
• atender e controlar o empréstimo de documentos arquivados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
• monitorar os prazos de guarda dos documentos que encontram-se na fase intermediária, de modo a serem destinados à eliminação ou guarda permanente; 
• consultar o Arquivo Nacional em assuntos relacionados à temporalidade e destinação de documentos (eliminação ou guarda permanente); 
• controlar o recebimento e a destinação de documentos acondicionados no Arquivo; 
• controlar o acondicionamento e o acesso aos documentos custodiados no Arquivo Intermediário;

Serviço de Arquivo Permanente 

O Serviço de Arquivo Permanente (SEAP) é responsável, entre outras atividades, por assessorar o Departamento de Gestão Documental na guarda, preservação,  acesso e difusão de documentos, que na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS são considerados como sendo de guarda permanente.

Objetivos do SEAP: 

• ^{controlar o recebimento, a organização, ordenação e acondicionamento dos documentos/processos das Pró-Reitorias/Secretarias Especiais encaminhados para guarda definitiva no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;}
• ^{elaborar e controlar o recebimento das Relações de Recolhimento de Documentos/Processos ao Arquivo Permanente;} 
• ^{elaborar instrumentos de pesquisa (guias, inventários, catálogos) para consulta dos documentos/processos permanentes arquivados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;} 
• ^{providenciar a digitalização de documentos para facilitar o acesso e diminuir o manuseio dos originais em suporte papel, e para disponibilizar na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS;} 
• ^{administrar a Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS, bem como a descrição/difusão de documentos de caráter permanente, possibilitando a consulta dos objetos digitais por usuários internos e externos à UFFS;} 
• ^{controlar o acondicionamento e a conservação dos documentos/processos permanentes custodiados pelo Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;} 
• ^{realizar procedimentos de conservação preventiva nos documentos, como higienização, preparação de invólucros, migração de suporte etc;} 
• ^{prestar atendimento aos usuários internos e externos, quanto ao acesso às informações existentes no acervo permanente, mantendo o controle da consulta da documentação;} 
• ^{controlar o atendimento de vistorias (monitoramento de extintores, limpeza, condições do mobiliário e equipamentos) no Arquivo Permanente;}

O cadastro de documentos e processos administrativos, desde 01/01/2020 passou a ser realizado no Módulo de Protocolo: Mesa Virtual, do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), que controla o cadastro, a tramitação e o arquivamento de documentos avulsos e processos administrativos e permite a consulta posterior da documentação. 

A pesquisa de documentos avulsos e processos administrativos produzidos e/ou recebidos até 31/12/2019, é possibilitada mediante consulta no Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD), que continua acessível para busca de documentos e processos cadastrados até o ano de 2019. Em caso de indisponibilidade, contatar o suporte da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI), por meio do Atendimento de TI (ATI). 

A pesquisa de documentos avulsos e processos administrativos produzidos e/ou recebidos a partir de 01/01/2020, é possibilitada mediante consulta no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC - Módulo Protocolo: Mesa Virtual (selecionar no menu à esquerda as opções "Processos" ou "Documentos"). 

As solicitações de empréstimo de processos não digitais arquivados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó, devem ser formalizadas através do e-mail arquivointermediario@uffs.edu.br ou arquivopermanente@uffs.edu.br. A retirada/devolução dos processos não digitais por servidores do Campus Chapecó e da Reitoria é realizada pessoalmente, nas salas 211 ou 210 (segundo andar do Prédio da Biblioteca), pelo servidor que solicitou o empréstimo.  

Os Relatórios de Atividades do Departamento de Gestão Documental podem ser conferidos diretamente na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS.

CONTATOS:

Departamento de Gestão Documental
seti.dgdoc@uffs.edu.br
(49) 2049-3194
Voip #3194
 Sala 211 - 2º andar - Prédio da Biblioteca (em frente ao Arquivo - sala 202)

Cinara Reis Flores
cinara.flores@uffs.edu.br
(49) 2049-3194
Voip #3194

Murilo Billig Schäfer
murilo.billig@uffs.edu.br
(49) 2049-3195
Voip #3195

Serviço de Arquivo Intermediário
arquivointermediario@uffs.edu.br
(49) 2049-3196
Voip #3196
 Sala 211 - 2º andar - Prédio da Biblioteca (em frente ao Arquivo - sala 202)

Daniele Ramos Zimmermann
daniele.zimmermann@uffs.edu.br
(49) 2049-3196
Voip #3196

Serviço de Arquivo Permanente
arquivopermanente@uffs.edu.br
(49) 2049-3195
Voip #3195
 Sala 210 - 2º andar - Prédio da Biblioteca (em frente ao Arquivo - sala 202)

Eliseu dos Santos Lima
eliseudsl@uffs.edu.br
(49) 2049-3195
Voip #3195